Pradžia
en

Projekto dokumentų saugojimo ypatumai

Sritis (rubrika): Projekto įgyvendinimo aktualijos

Tema: Projekto dokumentų saugojimo ypatumai

Parengė: Projektų administravimo ekspertas Rytis Ašmiaga

Projekto įgyvendinimo laikotarpiu vykdant skirtingas projekto veiklas, teikiant mokėjimo prašymus projekto išlaidoms kompensuoti ar keičiant projekto sutartį, rengiama daugybė įvairių dokumentų. Reikalavimai projekto dokumentų saugojimui nurodyti Projektų administravimo ir finansavimo taisyklių (toliau – Taisyklės)  7 skyriaus 42 skirsnyje. Apžvelkime svarbiausius, su kuriais dažniausiai susiduriama įgyvendinant projektus.

KOKIUS DOKUMENTUS PRIVALOMA SAUGOTI?

Projekto vykdytojas privalo saugoti šiuos dokumentus (išskyrus dokumentus, kurie rengiami, teikiami ir gaunami per Europos Sąjungos struktūrinių fondų lėšų bendrai finansuojamų projektų duomenų mainų svetainę (toliau – DMS):

1. Paraiškos ir jos priedų kopijas.

2. Paraiškos keitimo dokumentų kopijas.

3. Projekto sutarties ir visų papildomų susitarimų ar raštų, kuriais keičiama sutartis, originalus.

4. Ataskaitų po projekto finansavimo pabaigos, jų priedų kopijas ir kitus susijusius dokumentus.

5. Mokėjimo prašymų kopijas, projekto tinkamų finansuoti išlaidų patvirtinimo dokumentų originalus (projekto tinkamų finansuoti išlaidų pagrindimo ir jų apmokėjimo įrodymo ar lygiaverčiai įrodomieji dokumentai, taip pat dokumentai, kuriais įrodomas projekto kiekybinio rezultato pasiekimas, kai išlaidos apmokamos taikant fiksuotuosius įkainius, ar projekto veiklos įgyvendinimas, kai išlaidos apmokamos taikant fiksuotąją sumą), mokymų dalyvių anketas.

6. Susirašinėjimo su įgyvendinančiąja institucija, ministerija dokumentų kopijas (kai raštai siunčiami fiziškai).

7. Pirkimų vykdymo dokumentų originalus arba kopijas.

8. Įgyvendintų informavimo apie projektą priemonių įrodymo dokumentus.

Kai dokumentai elektronine forma rengiami (pvz., interneto svetainės, duomenų bazės, informacinės sistemos), gaunami (pvz., elektroninėse laikmenose ar elektroniniu paštu), taip pat kai siunčiami ar gaunami elektroniniai laiškai ir gali būti užtikrintas šių dokumentų saugojimas elektronine forma, šių dokumentų popierinių versijų saugoti nebūtina.

DOKUMENTŲ SAUGOJIMO TERMINAS

Įgyvendinančioji institucija konkrečioje projekto sutartyje nurodo terminą iki kurio projekto vykdytojas privalo saugoti su projekto įgyvendinimu susijusius dokumentus (dažniausiai tai būna 10 metų nuo Projekto sutarties įsigaliojimo dienos).

Kai projektui valstybės pagalba skirta atsižvelgiant į Europos Komisijos (toliau – EK) sprendimų arba Europos Sąjungos (toliau – ES) reglamentų, pagal kuriuos teikiama valstybės pagalba, nuostatas, projekto vykdytojas dokumentus turi saugoti EK sprendimuose arba reglamentuose nurodytais terminais, taip pat iki projekto sutartyje nustatyto poprojektinio laikotarpio pabaigos.

Projekto dokumentų saugojimo terminai gali būti pratęsti dėl administracinių ir (ar) teisminių procedūrų arba pareikalavus EK. Įgyvendinančioji institucija per DMS informuoja (jei toks reikalavimas jam taikomas) projekto vykdytoją apie pratęstą dokumentų saugojimo terminą.

DOKUMENTŲ PRIEINAMUMO UŽTIKRINIMAS

Projekto įgyvendinimo metu ir po projekto finansavimo pabaigos projekto dokumentų saugojimo laikotarpiu projekto vykdytojas privalo užtikrinti su projekto įgyvendinimu susijusių dokumentų (įskaitant elektroninius, pateiktus informacinių technologijų priemonėmis ir elektroninėse laikmenose) saugumą ir prieinamumą šių institucijų atstovams ir (ar) jų įgaliotiems asmenims:

  • Vadovaujančiosios, tvirtinančiosios ir įgyvendinančiosios institucijų;
  • Viešųjų pirkimų tarnybos;
  • Ekonomikos ir inovacijų ministerijos;
  • Lietuvos Respublikos valstybės kontrolės;
  • Finansinių nusikaltimų tyrimo tarnybos;
  • Specialiųjų tyrimų tarnybos;
  • Konkurencijos tarybos;
  • EK ir Europos Audito Rūmų.

Projekto vykdytojas privalo vadovaujančiąjai ir tarpinėms institucijoms teikti duomenis ir informaciją, reikalingus joms atsiskaitant už ES struktūrinių fondų lėšų panaudojimą ir atliekant ES struktūrinių fondų lėšų panaudojimo vertinimus.

Taigi, tinkamai saugoti visus su projekto įgyvendinimu susijusius dokumentus yra itin svarbu ne tik dėl to, kad juos gali reikėti pateikti anksčiau minėtoms institucijoms, tačiau ir tam, kad būtų galima greitai rasti reikiamą su projektu susijusią informaciją, kurios dažnai prireikia projekto įgyvendinimo metu (pavyzdžiui vykdant planines projekto patikras). Tinkamas dokumentų saugojimas užtikrins sklandesnį ir greitesnį projekto įgyvendinimą.

KAIP PASINAUDOTI MŪSŲ EKSPERTINE PATIRTIMI

Jei turite daugiau klausimų dėl ES investicijų įdarbinimo ir norite gauti nemokamą konsultaciją, susisiekite su mumis: