Pradžia
en

Planinės patikros: kaip ir kada jos atliekamos ir kaip joms pasiruošti?

Sritis (rubrika): Naudingi patarimai

Tema: Planinės patikros: kaip ir kada jos atliekamos ir kaip joms pasiruošti?

Parengė: Projektų administravimo ekspertė Eglė Mažeikaitė

Europos sąjungos (toliau – ES) struktūrinių fondų finansuojamų projektų (toliau – projektas) įgyvendinimo laikotarpiu planinė patikra vietoje (toliau – planinė patikra) privalo būti atlikta bent kartą per projekto įgyvendinimo laikotarpį.

PLANINĖ PATIKRA - KAS TAI?

Pagal projektų administravimo ir finansavimo taisykles, patvirtintas 2014 m. spalio 8 d. LR finansų ministro įsakymu „Dėl projektų administravimo ir finansavimo taisyklių patvirtinimo“ (Nr. 1K-316) (toliau – PAFT) planinė patikra atliekama kiekvienam projektui, gavusiam ES finansavimą, bent kartą per projekto įgyvendinimo laikotarpį (PAFT 277. 24 str.). Tokia patikra atliekama iš anksto informavus Projekto vykdytoją (išskyrus tam tikrus atvejus) ir susiderinus patikros laiką su Įgyvendinančiąja institucija. Šios patikros metu yra tikrinama su projektu susijusi dokumentacija. Planinė patikra vyksta projekto dokumentų saugojimo vietoje, t.y. Projekto vykdytojo ar projekto partnerio patalpose.

PLANINĖS PATIKROS VYKDYMAS

Įgyvendinančioji institucija likus ne mažiau kaip 3 darbo dienoms turi informuoti Projekto vykdytoją apie patikrą vietoje. Patikrą vietoje įgyvendinančioji institucija gali atlikti ir neinformavus Projekto vykdytojo tik tuo atveju, jei informavimas iš anksto gali turėti neigiamos įtakos patikros rezultatams. (PAFT 287. 24 str.). Informuodama apie patikrą, Įgyvendinančioji institucija atsiunčia dokumentų, kurie bus tikrinami patikros vietoje metu, sąrašą. Todėl rekomenduojame Projekto vykdytojui, gavus dokumentų sąrašą, iš anksto pasiruošti juos pateikti Įgyvendinančiajai institucijai. Iš anksto paruošus dokumentus patikra vyks operatyviau ir sklandžiau, kas kels Įgyvendinančiosios institucijos pasitikėjimą Projekto vykdytoju. Tačiau atlikdama patikrą Įgyvendinančioji gali plėsti patikros imtį, todėl gali paprašyti pateikti papildomus su projektu susijusius dokumentus, kurių nebuvo planuota tikrinti. Taigi Projekto vykdytojas patikros vietoje metu privalo užtikrinti, kad Įgyvendinančioji institucija turėtų priėjimą prie visų su projektu susijusių dokumentų.

Patikros metu Įgyvendinančioji institucija taip pat tikrina, ar dokumentų kopijos, kuriuos Projekto vykdytojas pateikė Įgyvendinančiajai institucijai deklaruojant su projektu susijusias išlaidas sutampa su originalais, saugomais Projekto vykdytojo ar partnerio įmonėje. Todėl, jei yra taisomas dokumentas, susijęs su projekto įgyvendinimu, rekomenduojame iškart taisyti originalų dokumentą (o ne, pavyzdžiui, skenuotą), kad vėliau neliktų neatitikimų tarp skenuoto dokumento, kuris buvo pateiktas Įgyvendinančiajai institucijai, ir originalo.

Patikrą vietoje turi atlikti ne mažiau kaip du Įgyvendinančiosios institucijos darbuotojai arba jos įgalioti ekspertai (PAFT. 289. 24 str.). Vienas iš Įgyvendinančiosios institucijos darbuotojų, atliekančių patikrą yra projektų vadovas, atsakingas už Projekto vykdytojo projektą, todėl Projekto vykdytojas jau būna susipažinęs su Įgyvendinančiosios institucijos projektų vadovu ir iki patikros atlikimo gali konsultuotis visais su patikra susijusiais klausimais. Rekomenduojame, kad patikroje iš Projekto vykdytojo pusės taip pat dalyvautų 2 asmenys: projekto vadovas bei įmonės finansininkas. Įgyvendinančioji institucija patikros metu, taip pat, siekia įsitikinti, ar finansiniai dokumentai, susiję su projekto įgyvendinimu, tvarkomi pagal projekto priemonės finansavimo sąlygų aprašą. Į šiuos klausimus „čia ir dabar“ geriausiai gali atsakyti įmonės finansininkas. Taigi, finansininko dalyvavimas patikroje užtikrina sklandesnę ir operatyvesnę patikros eigą.

KOKIUS KLAUSIMUS SIEKIA ATSAKYTI ĮGYVENDINANČIOJI INSTITUCIJA PATIKROS METU?

Patikros metu Įgyvendinančioji institucija, tikrindama Projekto vykdytojo dokumentus, siekia išsiaiškinti, ar (PAFT. 285. 24 str.):

1. Nepasikeitė duomenys apie projektą ir Projekto vykdytoją, turintys įtakos projekto įgyvendinimui;

2. Projekto veiklos vykdomos vadovaujantis projekto sutartimi;

3. Projekto vykdytojo Įgyvendinančiajai institucijai su mokėjimo prašymais pateiktuose dokumentuose nurodyta informacija yra teisinga ir užtikrinta tinkama audito seka;

4. Tinkamai atlikti darbai, suteiktos paslaugos ir įsigytos prekės, kurių išlaidas Projekto vykdytojas deklaravo Įgyvendinančiajai institucijai pateiktuose mokėjimo prašymuose;

5. Tinkamai vykdoma projekto lėšų apskaita (netikrinama, kai projekto išlaidos apmokamos supaprastintai), užtikrinama dvigubo tos pačios veiklos tų pačių išlaidų finansavimo ir projekto pajamų kontrolė;

6. Projekto vykdytojas įgyvendina informavimo apie projektą priemones;

7. Projekto vykdytojas laikosi darnaus vystymosi, moterų ir vyrų lygybės ir nediskriminavimo principų;

8. Neatsirado aplinkybių, dėl kurių galėtų būti pažeidžiamos konkurencijos politikos nuostatos;

9. Nėra nustatyta aplinkybių, dėl kurių būtų galima įtarti, kad Projekto vykdytojui įgyvendinant projektą padaryta ES ir Lietuvos Respublikos teisės aktų pažeidimų;

10. Projekto vykdytojas laikosi kitų projekto sutarties sąlygų (jeigu jos yra nustatytos).

Atikus patikrą, Projekto vykdytojas yra supažindinamas su patikros vietoje rezultatais, pateikiant jam pasirašyti patikros vietoje lapą. Projekto vykdytojas gali ir nesutikti pasirašyti patikros vietoje lapo (PAFT 290. 24 str.), tačiau net ir nesutikus to padaryti, Projekto vykdytojas nėra atleidžiamas nuo patikros lape numatytų rekomendacijų ar privalomų nurodymų vykdymo.

Atlikus patikrą Įgyvendinančioji institucija per 14 dienų parengia patikros vietoje ataskaitą, kurioje nurodomi patikros vietoje rezultatai bei patiekiamos rekomendacijos arba privalomi nurodymai Projekto vykdytojui dėl projekto įgyvendinimo bei nustatomas terminas, per kurį šios rekomendacijos turi būti įgyvendintos. Įgyvendinančioji institucija turi įsitikinti, kad patikros vietoje nurodytos rekomendacijos ir /ar reikalavimai per nustatytą laikotarpį įgyvendintos. Patikros metu nustačius pažeidimų, Įgyvendinančioji institucija atlieka pažeidimų tyrimą. (PAFT 292-294. 24 str.)

Apibendrinant vertėtų pažymėti, kad Įgyvendinančioji institucija, atlikdama planines patikras siekia įsitikinti, ar Projekto vykdytojas tinkamai tvarko su projektu susijusią dokumentaciją. Infrastruktūros plėtros projekto atveju Įgyvendinančioji institucija planinės patikros metu turi teisę patikrinti, ar atlikti darbai, įsigytos prekės ar paslaugos, atitinka parametrus, numatytus pirkimo sutarties techninėje specifikacijoje. Įgyvendinančiosios institucijos vykdomų patikrų tikslas yra patikrinti, ar Projekto vykdytojo deklaruojamų išlaidų informacija atitinka faktinę situaciją projekto įgyvendinimo vietoje. Todėl, Įgyvendinančiosios institucijos atliekamos patikros yra tik būtinas formalumas sėkmingam projekto užbaigimui.

Su šia tema susiję kiti mūsų parengti ekspertiniai komentarai:

 

KAIP PASINAUDOTI MŪSŲ EKSPERTINE PATIRTIMI

Jei turite daugiau klausimų dėl ES investicijų įdarbinimo ir norite gauti nemokamą konsultaciją, susisiekite su mumis: