Neplaninės patikros: kaip ir kada jos atliekamos ir kaip joms pasiruošti?

Sritis (rubrika): Naudingi patarimai

Tema: Neplaninės patikros: kaip ir kada jos atliekamos ir kaip joms pasiruošti?

Parengė: Projektų administravimo ekspertė Eglė Mažeikaitė

Siekiant Projekto vykdytojus išsamiai supažindinti su patikrų procedūromis, šioje dalyje papasakosime, kaip vyksta neplaninės patikros ir sudėliosime pagrindinius akcentus, į ką Projekto vykdytojas turėtų atkreipti dėmesį, įgyvendinant projektus, kad neplaninės patikros vyktų sklandžiai.

NEPLANINĖ PATIKRA - KAS TAI?

Neplaninė patikra atliekama pagal poreikį iš anksto neinformavus Projekto vykdytojo. Šios patikros organizuojamos pagal poreikį projekto veiklų įgyvendinimo vietoje, siekiant įsitikinti, kad suplanuotos veiklos yra vykdomos, taip pat, esant įtarimui, kad projekto vykdytojas teikia netikslią ar klaidinančią informaciją Įgyvendinančiąjai institucijai.

KAS TIKRINAMA NEPLANINĖS PATIKROS METU?

• Ar vyksta Projekte numatytos veiklos? Pavyzdžiui, jei Projekto vykdytojas organizuoja mokymus / renginius projekte numatytoms tikslinėms grupėms, Įgyvendinančioji institucija neplaninės patikros metu, atvykus į nurodytą renginio vietą, siekia įsitikinti, ar toks renginys iš tiesų vyksta, ar dalyvauja numatytas dalyvių skaičius, ar renginys vyksta ta tema, kaip ir buvo suplanuota ir pan. Jei Projekto vykdytojas įgyvendina kitokio pobūdžio projektą, pavyzdžiui, gavo ES finansavimą įrangai įsigyti, Įgyvendinančioji institucija neplaninės patikros metu sieks įsitikinti, ar projekto metu įsigyta įranga atitinka pirkimo sutarties reikalavimus: numatyta įranga įsigyta pilna apimtimi, ar įrangos įrengimo vieta yra tokia, kaip numatyta pirkimo sutartyje ir pan.
• Ar Projekte numatytos veiklos organizuojamos kokybiškai, taip pat ar įsigytos prekės, darbai ar paslaugos nėra akivaizdžiai nekokybiškos. Pavyzdžiui, Įgyvendinančioji institucija sieks įsitikinti, ar nėra taip, kad įsigyta įranga veikia dvigubai lėčiau nei numatyta ar pan.
• Ar laikomasi terminų, susijusių su Projekto įgyvendinimu? Įgyvendinančioji institucija sieks įsitikinti, kad prekės, paslaugos ar darbai pristatyti laiku, kad laikomasi apmokėjimo terminų ir pan. Todėl rekomenduojame Projekto vykdytoją bet kokius pakitimus suderinti su Įgyvendinančiąja institucija, pavyzdžiui, nespėjant laiku gauti įsigytos įrangos, pratęsti įrangos pristatymo terminą, jei tai numato sutartis.
• Ar laikomasi Projekto finansavimo sutartyje numatytų viešinimo reikalavimų?

Projekto vykdytojas neplaninėms patikroms pasiruošti neturi galimybės, kadangi apie tokias patikras jis nėra informuojamas iš anksto, tačiau svarbu apie bet kokius su projektu susijusius pakitimus Įgyvendinančiajai institucijai pranešti iš anksto, kad neplaninės patikros metu nebūtų neatitikimų. Pavyzdžiui, jei keičiasi renginio vieta ar projekto metu įsigytos įrangos įrengimo vieta, apie tokius pokyčius Įgyvendinančiajai institucijai reikėtų pranešti iš karto, kai tik sužinoma ši informacija, kad atliekant neplaninę Įgyvendinančiajai institucijai nekiltų jokių klausimų.

Apibendrinant vertėtų pažymėti, kad Įgyvendinančioji institucija, atlikdama neplanines patikras siekia įsitikinti, ar Projekto vykdytojas tinkamai įgyvendina projekte suplanuotas veiklas bei įvertinti projekto pažangą. Įgyvendinančiosios institucijos vykdomų patikrų tikslas yra patikrinti, ar Projekto vykdytojo deklaruojamų išlaidų informacija atitinka faktinę situaciją projekto įgyvendinimo vietoje. Todėl Įgyvendinančiosios institucijos atliekamos patikros yra tik būtinas formalumas sėkmingam projekto užbaigimui.

KAIP PASINAUDOTI MŪSŲ EKSPERTINE PATIRTIMI

Jei turite daugiau klausimų dėl ES investicijų įdarbinimo ir norite gauti nemokamą konsultaciją, susisiekite su mumis:

• Paskambinkite arba parašykite mūsų ekspertams:
  • Gabrielė Adomaitytė, +370 648 02887 ar gabriele@aadvice.lt
  • Simas Stankaitis, +370 679 62288 ar simas@aadvice.lt 
  • Dovilė Kontutytė, +370 648 05571  ar dovile@aadvice.lt 
  • Eglė Mažeikaitė, +370 674 03560 ar egle@aadvice.lt